会计档案管理范文6篇

会计档案管理范文第1篇

关键词：会计档案；存在形式；纸质；电子

一、会计档案定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是以会计语言记录和反映的社会再生产过程中以货币表现的经济活动，即资金运动或价值运动发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。根据《会计档案管理办法》规定，保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般分为 10 年和 30 年。会计档案包括纸质会计档案和电子会计档案，其中纸质会计档案是指将所发生的经济事项按照相关会计制度记录于书面，并将其按照规定的方式有序整理，装订成册；电子会计档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储归档的会计核算数据库。

二、会计档案存在形式

会计档案管理工作作为企业财务管理的一项重要工作，连接着企业经营管理的整个环节。而会计资料整理、归档工作无疑是档案管理工作中尤其重要的一环。随着企业信息化水平和精细化管理程度的提升，会计档案存储数量激增，企业对会计档案管理的成本效率以及安全性提出更高要求，而会计档案该以何种形式储存、归档，是否适合企业自身管理需求又考验着财会从业者们。

（一）纸质会计档案。纸质会计档案是指将所发生的经济事项按照相关会计制度记录于书面，并将其按照规定的方式有序整理，装订成册。目前，大部分企事业单位还是以纸质会计档案存储为主，不同的是各企事业单位会依据自身规模大小、经济业务的复杂程度、财务管理的规范化等特点，决定由谁负责会计档案的整理、立卷、装订等工作。大的企业会在财务部门内部设立专门的会计档案管理岗位，由专人负责会计档案的接收、分类、整理、装订、保管、移交、查询等工作；小一些的企业会由财务负责人指定由会计或出纳人员兼职整理、归档会计档案。无论采用何种方式，企业都必须按照会计法的相关要求，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证纸质会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、丢失和涉密。按照会计档案整理相关办法，会计机构负责档案管理工作的人员需要每月及时对纸质会计凭证进行归档、装订。面对由每一个经济事件形成的每一张票据，以及再由会计人员依据每一张票据进行职业判断填制的每一张记账凭证，整理人员需要付出极大的耐心和细致，对其进行分类归纳，有序排列。首先，接收由不同岗位的财务人员填制的不同类别的记账凭证，并整理检查记账凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。其次，检查附件有无漏缺，及时通知相关人员进行补充。最后，在确认记账凭证上有关人员印章齐全后，按照凭证装订的相关要求进行装订，保证凭证厚度基本一致，装订牢固，外观整齐干净大方。年度终了，在确保各会计账簿结账的情况下，传统手工记账的企事业单位首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符、账页数是否齐全、序号排列是否连续；其次按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订；实行会计电算化的企事业单位，会及时从财务软件中将各明细账、总分类账及时打印、分类整理、立卷、装订归档。此外，还有各种形式的会计报表、纳税申报表、银行余额调节表、盘点表、工资表等也应打印出来一起分户、立档、整理、装订、保管。

（二）电子会计档案。电子会计档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储归档的会计核算数据库，包括电子凭证、电子票据、电子账簿、电子报表以及其他电子会计核算资料。说起电子会计档案，就不得不提及会计电算化的发展。我国会计电算化工作始于 1979 年。其主要标志是，1979 年财政部支持并参与了长春第一汽车制造厂的会计电算化试点工作。接着经历了以下几个发展阶段：一是缓慢发展阶段（1983 年以前）。在这个阶段，由于会计电算化人员缺乏、计算机硬件比较昂贵、软件汉化不理想，会计电算化没有得到高度重视。二是自发发展阶段（1983～1987 年）。此时，由于应用电子计算机的经验不足，理论准备与人才培训不够，管理水平跟不上，会计电算化的管理落后于客观形势发展的需要。三是普及与提高阶段（1987 年至今）。这一阶段会计软件的开发向通用化、规范化、专业化和商品化方向发展，各企事业单位加强了对会计电算化的重视与管理。随着信息化的发展，会计行业已逐步由传统手工记账的模式转变为会计电算化核算，于是各种财务软件慢慢地取代了传统的手工记账凭证和各种手工账簿。同一财务软件中可以按年度设置不同单位的相互独立账套，不同岗位的财务人员可以依权限同时对同一账套按照一定的账务逻辑对凭证进行录入、查询、修改、删除、导出等操作。会计电算化记账快捷准确、查询方便，数据准确可靠性高，可谓省时省力，不仅极大地提高了财会人员的工作效率，还在一定程度上减少了人为因素的失误率。会计电算化的发展，产生了大量的电子会计数据，包括电子记账凭证、电子账簿、电子报表以及其他电子会计资料。面对海量的财务数据，财会从业者们开始思考会计档案的存储形式，只是目前在电子会计档案管理制度尚未完善的情况下，大部分的企事业单位为了稳妥起见，还是选择对电子会计资料进行定期备份、安全保存的同时，一并将电子记账凭证、账簿等资料打印出来进行分类整理、装订保存。

（三）两种介质档案管理的优缺点对比。囿于当前大数据时代下电子会计档案全面发展的困境，会计档案还不能实现全电子化，尤其是各类外部票据以及自制的原始凭证。为了完整地保存会计档案，财务人员不得不一边面对着需要全人工操作、整理、归档的纸质会计档案，一边又要迎接电子会计档案数据化的到来，同时做好会计纸质资料和电子数据的整理、分类、储存、归档工作。就目前的信息化水平来看，两种介质的档案比较起来均有不同的优劣势。

1、纸质档案管理的优缺点。（1）整理归档过程费时、费力，不需要具备太多的会计知识，会计技术含量较低，年轻的财会人不愿意接受该项“苦差事”。（2）档案资料需要耗费大量纸质资源，且占据空间，企事业单位需要专门寻找符合档案管理规定的存放地点。随着档案资料的增加，配备合适的存储空间也会加大企事业单位的管理成本。（3）由于保存年限较长，纸质档案的防潮、防火、防盗、防变质的工作增大了管理难度。（4）目前来看便于资料查阅，为应对各行政部门检查，配合各业务部门查找原始档案，会计人员只需要遵循从报表-账簿-记账凭证-原始凭证的顺序，环环相扣，逻辑性强，能快速找到需要的原始纸质资料。（5）安全性较高，会计信息是企事业单位的商业秘密，纸质档案由于其自身属于实体物质，肉眼可见，一般情况不会造成大量散失而泄密。

2、电子会计档案的优缺点。（1）省时省力省钱，相较纸质会计资料的归档，电子数据可以按照特定的流程进行收集、存储归档，极大地提高了会计档案整理工作的效率；（2）易于保存，不需要占据大量的物理存放空间，只需要提供大容量的电子数据存储介质即可；（3）加速了会计信息的流动，对于财务共享模式下的集团化运营企业，使分散的会计档案更加集中，档案的传输更加方便；（4）电子会计信息系统的设计如果不科学合理，存在漏洞，极有可能发生会计信息被恶意篡改的问题，加大了企事业单位电子数据丢失、重要商业信息泄密的风险；（5）会计信息的查询需要具备一定条件，由于电子数据的查看、使用需要电力和网络运行速度等的保障，二者之一受限的情况下，必将影响会计电子数据的查询和使用；（6）会计信息不唯一，由于电子数据的可复制性，在信息技术不完善的情况下，容易导致电子会计档案的多样性，不容易区分，难以验证准确性；（7）财会人员的观念转变还不及时，大多数财会人适应了纸质会计档案，尤其是一些老会计对电子信息化知识了解的不够，畏惧电子数据的丢失，宁愿使用纸质的实物会计资料，从而在思想上抗拒会计档案的电子化存储方式。

三、电子会计档案发展趋势

随着经济发展和互联网大数据时代的到来，各种电子交易平台兴起，加速了商务交易，一方面增加了会计信息数量，加大了纸质会计档案管理工作的难度和成本费用；另一方面由于市场竞争的激烈程度决定了各经济主体间的交易必须准确快速的进行，这也需要高效的会计档案的管理工作，以便迅速准确地对会计信息进行查询、传输、接收、分析、保存。为了顺应互联网时代的发展，国家于 2015 年重新修订了《会计档案管理办法》，肯定了电子会计档案的法律效力，并对电子会计信息的有效获取、接收、管理、利用、保管、销毁、交接等方面的规定进行了完善。虽然政策上有了保障，但完全实现电子会计资料的电子化单轨制归档还有很长的一段路要走，还需要在具体工作实践中不断去尝试、探索。

（一）外部来源原始凭证方面，政策的全面铺开还需要一定的时间，这需要多部门的上下联动。首先需要全行业实现增值税发票电子化，财政票据、银行回单等票据电子化；其次还需要相关配套的法规来支持，包括电子签章法以及电子票据签发、使用、查验等规章制度。

（二）内部自制原始凭证方面，企事业单位需要具备足够的资金实力，完善会计信息系统建设。有条件的还可以实现业财融合，打造适合自身业务发展的财务共享平台，对接银行、税务等外部软件系统，实现财务信息的全流程流转，直接生成格式化的电子内部凭证，设定经办、审核、审批等必要的审签程序，实现线上报销审批流程化、程序化，并由财务共享平台业务数据直接生成电子记账凭证，彻底实现内部自制票据无纸化。

（三）转变传统核算观念，财会人员需要主动融入会计信息化，并具备一定的信息化知识、技能。会计信息化的科学运用，降低了企事业单位对核算型财会人员的需求，增加了对管理型人才的需求，不仅要求财会从业者具备专业的财会知识，还要求其具备数据化思维，能够熟练地操作计算机，运用相关财务软件对海量的财务数据进行多维度的整合、分析，并从中选取出对管理决策有用的信息。

（四）优化数据存储环境。首先，要具备能高速处理、存储、调用、查询海量数据的服务器设备和大容量硬盘等存储设备。其次，在计算机系统的物理安全方面要有保证，比如防水、防火、防震、防盗等，注意办公区域的锁禁和巡查等。再次，强化财务部门计算机信息系统安全和保密管理，加强对互联网信息网络的管理，采取有效的措施，防止违规接入，防范外部攻击，并留存互联网访问日志。

（五）规范电子会计档案管理制度。做到及时备份，定期检查、维护数据，确保电子会计信息正确生成、可靠存储、查询验证、安全唯一。利用计算机技术完善相关内控制度，比如电子签名、禁止未经授权的访问、防篡改、建立灾后恢复的应急方案等。

结语

会计档案是财会人员运用职业判断，以专业的视角对企事业单位各年度经济事项发生情况的总结，是对各项经营成果的客观记录和完整准确反映。档案管理工作在随着会计信息化水平和精细化管理程度的提升而发生变迁，从传统手工模式的纸质会计档案，到目前的纸质会计档案与电子会计档案并存管理。相信随着信息化技术手段的不断成熟发展，财会从业者们运用自身的智慧和经验，不断探索、尝试、修正、优化、规范管理电子会计档案，终将抛开纸质会计档案，完全实现会计资料的电子化单轨制归档，最终实现电子会计档案管理。

主要参考文献：

［1］蔡盈芳.互联网 + 会计档案管理［M］.北京：电子工业出版社，2019.

会计档案管理范文第2篇

一、目前会计师事务所档案管理存在的一些问题

我国从1991年恢复注册会计师统一考试以来，到现在已有二十多年时间，注册会计师的业务也有很大的发展，会计师事务所的档案管理也取得了很大的进展，但也存在一些问题，主要有以下几方面：

1、档案管理投入不足

会计师事务所在执业过程中，由于过份重视经济利益，对需要费时费力的档案管理往往不重视，如一些规模较小的会计师事务所会计档案无专人管理，档案存放无专门的档案室，而是随意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起会计档案的损毁，给档案安全带来了隐患，使档案的质量及寿命受到影响。

2、档案管理不规范

有些会计师事务所在上半年审计业务繁忙的季节，只注重出报告，而不注重会计档案的收集整理工作，而是等到下半年业务淡季时才专门抽时间进行会计工作底稿的整理，往往由于时间太长，在整理过程中会出现缺少各种审计证据的情况，如关键的询证函没有，企业的银行对账单不齐，重要的合同没有复印，有的甚至连企业提供的未审报表都没有盖公章，要补的太多，再要求客户提供又感觉不好意思，只要听之任之，有多少就整理多少，没有的就算了。对档案的借阅也没有记录，有的目录中记载有哪些档案，但后来被人借出未归还，但又未登记借阅记录，结果不知道是哪一环节把档案弄丢了，曾经有一个会计师事务所在从事司法鉴定业务时，原告方提供了会计凭证之类的会计档案，事务所注册会计师在叫来被告询问某些细节时，被告要求看对方会计凭证的附件，被告利用注册会计师缺少经验，趁注册会计师有事不在场的几分钟时间，将某些重要证据撕下带走，有些进行涂改，造成在开庭质证时，原告方证据效力受到影响。会计师事务所在执业时还会将一些自相矛盾的审计证据一同保存，比如说本期确认了收入，但发货单之类的审计证据却又不是当期的，有的验资报告的出资单据如银行缴款单或进账单上款项用途写的是借款，但又作为实收资本的依据。这些无疑存在很大的风险。

3、重业务档案管理、轻其他档案管理

作为法律取证材料，一份完备的业务档案可以挽救一个事务所，而存在重大缺陷的业务档案又足以让一个事务所关门。所以，业内人士将会计师事务所的业务档案形象地称为“命根子”，而把存在问题的业务档案则比喻为“定时炸弹”，普遍存在着重业务档案管理、轻其他门类档案管理的问题。各事务所对于业务档案收集比较齐全，形成了一套自己的整理方法，对其他门类的档案管理则各行其是，有的还严重散失，处于无人管理的状态。

二、加强档案管理、防范风险的应对措施

会计师事务所如何化解在执业过程中遇到的风险，除了加强自身专业知识学习，提高专业胜任能力，对明显有风险的业务规避外，在会计档案管理方面，还要采取以下措施：

1、制定会计档案管理制度、规范会计档案保管

每个会计师事务所为了规避风险，规范管理，都应该制定会计师事务所档案管理制度，对档案的整理，保管等工作进行分工，明确各部门的责权利。如档案的接收、移交、归档、保管、借阅和销毁等作出详细的规定，防止档案的毁损或泄露。

2、加强培训和学习，提高执业人员对会计档案重要性的认识

有许多注册会计师在执业过程中，会带一些助理人员一起去企业，其中审计证据的搜集工作交由助理人员去完成，但有些助理人员没有这方面的经验，对审计证据也难判断真假，这样，就必须事先对助理人员进行有关审计工作底稿相关知识的培训，使他们对审计证据的范围和重要性有明确的认识，对审计证据的真假能进行适当的辨别，同时，执业的注册会计师对助理人员搜集的证据的完整性和真实性要负有主要责任，不能一旦出事就将责任推卸给助理人员。

3、对重要的证据要重点保存

在进行审计业务时，对企业重要资产的权证，如银行存款的对账单，房产和土地的产权证、应收账款的函证以及重大交易的合同，交易记录等，必须重点保存；对验资业务中的投入资本的单据，如货币资金出资的缴款单或进账单，实物资产的产权证明及移交记录等，都必须重点保存。

4、注册会计师对会计档案要严加审核，保证审计证据的真实性

注册会计师在执业时，对证据的来源一定要亲自获取，不要让客户代为提供，有些行为如询证函回函寄到客户处，由客户代为转交会计师事务所，货币资金出资的询证函由客户代为提供，自己不去银行亲自获取，这些都会形成很大的隐患，存在重大的诉讼风险。曾有个会计师曹日红佛山市注册会计师协会广东佛山528000事务所在做验资业务时，客户与银行人员串通一气，由客户将询证函交给非柜台的银行人员，在询证函上盖个假章，后来产生诉讼案件，在诉讼中因询证函属伪造，造成会计师事务所因工作失职承担连带责任。另外对自相矛盾的证据要运用替代程序进行审核，甄别取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。

5、加强职业道德建设，做好保密工作

注册会计师所从事的工作要体现独立、客观、公正，就必须具有良好的职业道德，对在执业过程中知晓的客户商业秘密，要严加保密，不能泄露，更不能以此谋利，要妥善保管好会计档案，做好借阅记录，不要使客户的商业秘密泄露。曾有位注册会计师利用客户货币资金增资时知晓的信息，将银行询证函拍照发给与客户存在诉讼纠纷的当事人，造成客户增资存款被冻结并划走，使客户造成重大损失，对该会计师事务所的声誉造成很坏的影响。

会计档案管理范文第3篇

关键词：会计档案；电子档案；信息化

随着会计电算化在会计领域的应用和普及，会计电子档案的管理显得越来越重要。对于一个企业来说，定期进行运营数据分析是可以帮助企业更快更好地发展的，运营数据分析的前提条件是能够很好地存储、分类、分析运营数据。但由于企业日常经营所需的数据种类繁多，信息量大，难以保存和整理，所以在过去的经营过程中，一般企业对经营数据的分析都比较简单。直到电子存储器和计算机的出现，为企业的数据存储和分析带来了极大的便利，节省了大量的人力、物力。此外，会计电算化档案是企业经营过程中产生的财务信息，对风险管理、经营分析有重要作用。因此，我国颁布了相关法律，明确规定了电子会计档案的长期保存。这样就需要企业会计档案的管理。但实际情况却存在管理者不重视、管理制度不完善、人员不专业等问题，电子档案一旦丢失，原始纸质档案再无人查询时，造成损失巨大。因此，必须重视会计电算化档案的长期保存问题，培养专业人才，从软件、硬件等各个方面完善。

一、会计电算化档案长期保存面临的问题

（一）对长期保存工作重视不够

在现代，无论是时下的科技还是时下的企业，发展速度都可以用“瞬息万变”来描述，快速发展的背景下，必然会产生大量的经营数据，但企业员工甚至一些企业负责人，在经营企业的过程中，却不注重经营数据的存储与整理，从根本上认为这些数据并不重要，或花费时间和精力于这些不能直接为企业带来利润的繁杂数据上，这就导致企业员工的思维转变跟不上信息化的要求，对电子会计档案的长期保存也缺乏必要的认识。电子会计档案在思想上认为是为了应付政府的要求和检查，日常工作仍然依靠手工操作，导致电子档案进度缓慢。战略性管理行动中，经费支持不足，电子档案管理所需要支持的系统软件、服务器、硬件设备落后，不足以支持档案长期保存。即使在互联网和存储设备发达的今天，仍然不能很好地对企业数据进行管理和操作，实际上给企业的发展带来了一定的潜在危险，因为企业没有科学、系统地整理过去的操作数据，因此不能对企业过去的操作状况进行合理的反思，如果被竞争者发现，很可能直接导致企业被竞争者超越。

（二）管理制度不健全

会计电算化档案在长期保存过程中，许多企业都不会专门定制相关的管理制度和方法，让各个部门的负责人自己去处理，而没有一个专业的数据存储负责人，这样当部门负责人精力不够的时候，就会出现部门负责人疏忽对数据的收集和整理，久而久之，数据丢失越来越多，数据漏洞越来越大，最后整个数据系统崩溃，无法从七零八碎的数据碎片中获取任何有效的信息，却还不敢轻易地销毁这些信息，总担心会留下一些有用的信息，于是又强行保存起来。此外，当部门主管升职或调动时，往往只会集中精力交接重点工作内容，习惯性地将这些繁杂的数据知识打包丢给下一个部门主管，因为没有规定的信息处理流程和存储规范，新主管面对这些庞大的数据时，更是不知如何处理，只能任其发展，从而形成了一个恶行循环，特别是会计档案，这种不健全的管理制度，将给档案存储带来很大风险。财务档案是由会计凭证、帐簿、报表等多维记录组成的，业务流程不合理将导致财务档案不及时归档、遗漏、失实篡改。

（三）会计人员素质有待提高

术有专长，不同的人擅长不同的事情，所以，为了保存档案，企业还应该拿出专门的经费和人力进行专人专事的负责，因为从目前许多企业的档案存放情况来看，大多是兼任档案管理员，首先没有额外的报酬，工作人员对此事的态度也很难端正和积极负责，其次兼职人员的技术水平、经验、精力都不能满足企业的档案管理要求。因此最终将导致档案丢失，而负责人至今仍未找到为此负责的人。所以企业必须重视人才的引进和档案的使用，在选人时要慎重考察其专业水平，工作能力是否能满足档案管理的要求。总之，档案长期保存面临着很大的风险，还需要管理人员、会计人员具有很强的专业、会计知识、计算机技术和档案管理能力。但目前企业的实际员工中，具备三种能力的人较少。导致业务操作、文件归档、文件更新等各环节出现断层风险，影响电子会计档案长期保存质量。

（四）信息和支持系统的复杂性

国家颁布了相关管理办法，将会计电算化档案按类别划分为10年、30年，具有较高的保存期限要求。正是因此，要求存储年长，因此所产生的数据内容也必然会繁杂庞大，因此对信息存储载体的质量要求较高，如采用移动硬盘，随着时间的推移，硬盘的质量也会逐渐下降，一旦硬盘发生损坏，再没有备份，就会导致数据全部丢失，如果采用云端存储，那么一旦被黑客入侵，就很容易造成数据流失，泄露企业机密信息和文件，给信息安全带来极大的隐患，所以说会计档案中的信息内容复杂，这一工作难度很大。纸质档案与电子档案长期共存，还应保证档案信息的一致性。电子档案的长期保存对系统提出了更高的要求，需要软硬件的支持。

二、会计电算化档案长期保存的优化策略

（一）完善会计电算化档案管理系统

电子会计档案具有诸多优点，它对各种业务的开展都会产生重要影响。既能提高管理水平，又能节约经营成本，提高工作效率，减少资源浪费，促进企事业单位信息化建设。电子会计档案是大势所趋，但所有这些优点都是建立在有了清晰明确的管理制度的前提下，没有规则、不成文的规定，没有清晰明了的管理制度，所有这些优点都将是无稽之谈，甚至会因管理不善而给企业带来重大损失，而制定管理制度是电子档案长期保存的制度保障。因此任何企业在开展业务之初，都应重视档案管理流程的建立，从最开始就让档案管理进入良性循环，否则就会给企业埋下安全隐患。其本身的复杂性，决定了对会计档案信息的高要求、高系统。选择人员时，必须对有能力、有原则的人进行筛选，这样才能保证档案的安全、规范、保密、兼容性、智能性，否则，在档案管理过程中也会出现一些意外情况，造成档案丢失或收集遗漏，给企业的发展带来不可估量的损失。总之，企业在发展过程中，档案管理工作需要完善的管理体系来支撑。包括业务操作规范、组织流程规范、风险控制制度等，涵盖了档案的归档、查询、备份、岗位职责等各个环节的管理规范。学习专业公司和同行先进管理经验，借鉴优秀管理方法，结合本单位实际，进行优化调整。对本单位现行会计管理制度进行系统梳理，对不能覆盖长期保存的档案予以完善。系统介绍每一个环节的操作方法，明确每一个岗位的职责，保证各项制度落实到位，员工严格按照操作规范管理档案。为应对系统崩溃、操作失误等突发事件，还应建立备份系统。纸制文件和电子文件长期共存是必要的，电子文件的保存也应定期做备份，以防止信息被破坏后的恢复。

（二）完善专业技术体系

对会计电子档案来说，档案的存储往往是专用系统，这类系统的安全性和可靠性都比较高，同时，这类系统的运行对计算机或相关设备的要求也比较高，一般的设备是不能满足系统的运行要求的，因此，企业在进行档案管理的过程中，需要拿出专用经费，进行设备的采购和管理，并且，随着档案数量的增加，对硬件的要求也会越来越高，因此，企业必须定期对档案管理的硬件设施进行更新，以使档案管理工作能够持续、安全、可靠地进行。企业可根据自身发展情况，预先判断未来企业可能产生的档案数量，提前对设备进行规划，这样就可以防止因设备原因不能让档案及时存储而造成的档案数量过多，给企业发展带来一定的阻力。要想长期保持信心，更需要完善的电脑系统支持。与会计业务流程相匹配的系统功能，满足长期保存的需要。并且计算机技术日新月异，系统不断更新升级，在更新升级的过程中，要保证档案能完整保存。电算化会计档案与不断更新的制度相适应。保证会计电算化系统的兼容性和智能化。过去，电子档案的存储主要依靠电子表格来完成，但随着近年来互联网行业的不断发展，云计算技术的不断更新和出现，对电子档案的长期保存提出了新的要求，传到传统的电子表格上，存储方式已不能满足企业的需求。这是因为近年来我国经济的快速发展，也意味着各行各业的企业都有了良好的发展，在发展的过程中，也产生了大量的信息和数据，而这些数据，又具有内容丰富、领域广泛的特点，必须借助于专用的计算机操作系统，才能满足档案的存储要求。引进或开发适用于本企业会计业务的软件，尽量采用会计、财务软件系统一致，保证数据对接。配置专业技术系统维护人员，做好技术系统风险预防和控制，定期对系统进行检查和维护，防止黑客攻击、病毒入侵和系统问题，确保档案信息安全。

（三）培养高素质的专业人才

互联网行业的快速发展，大数据的应用也越来越广泛，而大数据对企业的信息管理和档案保存有着重要的作用，因此，企业在进行档案管理和信息存储的过程中，必须严格地进行高标准的人才选择，必须选择具有管理思维的专业会计人才，这样才能保证与会计相关的档案，能够在企业中安全地进行中长期保存。一个专业的电子会计档案管理人员首先要具备信息化管理系统中基本会计知识和管理能力，同时还要有严格的原则，对于企业中的任何一个部门的领导，都能一视同仁，严格按照档案查阅与管理制度进行档案的收集与归档，总之，一个专业的电子会计档案管理人员在信息化管理下需要有很强的综合素质。以专业技能这一角度，电子档案管理人员要具备综合能力，才能全面了解企业在发展过程中所掌握的全部会计信息和档案，才能在第一时间对这些档案进行科学合理的分类和保存，才能在第一时间对公司的绝密档案和数据进行严格的控制，同时，对于各业务环节中的岗位，才能要求各部门及时对数据进行上报，即能与发展过程中的各部门、各人员进行良性沟通，从而第一时间促进档案归一化，避免档案丢失现象，增加信息维护难度，影响工作效率。除专业知识外，电子档案管理人员还需具备较强的职业道德，严格按照公司规章制度进行档案的收集和管理，对公司内部的重要文件、信息，做到绝对保密不泄露，因为除了专业技能外，档案的质量也是企业选拔任用人员过程中的重要参考指标，否则，若用人不当，将给企业带来严重的损失，这种损失往往是无法弥补的，因此，企业在选拔任用人员时，要对其专业知识进行考察，还要对其人品进行背景调查，正式聘用的会计专业人员，以后还要定期向其进行提醒和指导，使其在工作过程中，始终保持高尚的职业道德和良好的人品，只有这样，才能保证会计电子档案管理人员不出问题，以防给企业带来负面影响。与此同时，由于这一类别的工作内容多而复杂，企业往往对这一类别的人才配备不能过多，因此，企业在日常的发展过程中，需要对会计档案管理人员给予更多的关心和帮助，使他们能在复杂繁重的工作中感受到温暖，能有积极的心态来从事档案管理工作，否则也会影响管理人员的工作情绪，进而导致在面对繁杂的档案和资料时，无法以一种平和的心态来进行处理和整理，从而增加了档案管理和归纳过程中的失误率，也会对企业的发展造成不利影响。企业的发展过程中，由于企业也是在不断的发展和进步，所以要有一种长期的学习的精神和意识，这样才能提高企业人员的技能水平，但由于会计电子档案管理人员日常工作繁杂，任务繁重，可能缺少相关的时间进行自我提升，因此需要企业在发展过程中，能有计划、有针对性地对电子档案管理人员进行相关的技能培训，从而提高电子档案管理员的技能水平和思维意识，使其能跟上企业的发展步伐，并能在企业的发展过程中，对企业的电子档案进行科学、合理的归纳和整理，以保证档案管理不出问题，避免给企业带来不必要的麻烦。

（四）加强情报管理和发展

因为档案是存放在相关系统中的，所以，企业还必须对内部网络进行安全加固，即企业在发展过程中，必须对内部网络进行一定的人力、财力投入，以确保内部网络的安全可靠，这样才能防止竞争者或黑客的入侵，将企业内部的信息进行摘录，从而对企业的发展造成不利的影响，特别是关于网络安全方面，大多数企业实际上都是非专业的，常常是与第三方网络安全公司合作，因此企业也需要在发展过程中，不断地学习网络安全方面的知识，以增强自我网络安全防范意识，进而保证企业的电子档案安全可靠地进行长期保存。储存档案的目的是为了在需要时能利用档案，从档案中获得有效的信息，为企业的发展提供帮助，因此，对于电子档案来说，使用过程中最需要保证的是信息的安全，因此，需要建立严格的档案查看权限管理制度，特别是在档案中不同角色看待问题的角度不同，分析问题的角度也不同，这将直接影响到企业的发展和走向，因此，在企业的档案查看过程中，需要对不同的人设置不同的权限，在规定的权限范围内，才能查看相关资料，坚决不允许滥用职权，越级查看不属于自己管辖范围内的相关资料。制订严格的档案利用和借用规范，对档案信息的使用实行系统化管理，科学、规范地使用电子档案。该系统还应具有记录功能，做到操作留痕，使用留痕，问题可追溯到个人。保证会计、档案保管工作的严肃性。长期保存电子会计档案，不仅是为了控制企业经营风险，本身还具有极大的经济分析价值。既要严格控制，又要合理利用。怎样对电子会计档案进行有效利用，需要相关技术支持，支持共享和开发，合理分析并保密。当今大数据、云计算的发展，为电子会计档案价值的开发提供了技术手段。由长期保存的电子会计档案形成了一个庞大的数据库，是一个潜在的数据宝藏。利用大数据手段，培养专业人才，利用数据分析，挖掘电子会计档案的经济价值。采用数据分析的方法，总结企业的发展状况，洞察市场商机，优化企业的决策，从而促进企业管理的精细化和科学化。对政府管理具有一定的参考价值。通过对档案信息的分析过程，还可以及时发现档案保存的优缺点，根据实际应用需要倒逼会计工作档案信息管理的发展。

三、结论

电子会计档案长期保存是会计档案管理的必然趋势，但由于时代的不断发展和科技水平的不断提高，对会计档案的管理和存储提出了更高的要求，并将得到企业的不断发展壮大，产生的数据也将更多，对设备的要求也将更高，因而也将受到复杂的会计工作和系统支持的限制，在发展过程中必然会出现许多问题，因此需要企业不断地进行反思，以便能在发展过程中及时地发现问题，并及时地进行整改，为企业的发展带来积极的影响。这既有技术方面的问题，也有非技术方面的问题，一般而言，包括企业的思想认识、管理缺陷、人才缺乏等，但可以通过一系列措施加以改进。企业迫切需要在大数据、云计算和区块链技术的支持下，改变传统管理方式，以信息化、科学化、规范化的方式，对电子会计档案进行长期管理，实现电子会计档案的完善管理系统、专业人才体系、电子档案资源开发与利用。

参考文献：

[1]刘冶.基于会计电算化的财务档案管理信息化建设[J].科技经济导刊,2018(28):33-35.

[2]李冰岩.会计电算化环境下的财务档案管理[J].办公室业务,2013(17):188.

[3]程荷.王国亮.浅谈会计电算化财务档案的管理[J].河南水利与南水北调,2007(12):66.

会计档案管理范文第4篇

机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

1、现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。

现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

2、银行记帐凭证、帐册的输出与保管。

银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。

3、转帐凭证的输入、输出与保管

转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。

4、科目汇总表、帐簿打印时间。

（1）现金、银行日记帐每天打印。

（2）银行余额调整表每月打印一次。

（3）总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。

（4）现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。

（5）会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

5、其他

由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

二、数据备份管理

1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。

2、在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

三、会计档案管理

1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

2、为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。

会计档案管理范文第5篇

本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核。

本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

财政部会第4号《企业财务通则》。

财政部会第5号《企业会计准则》。

财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。

华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)

3管理职责

会计档案管理工作由局长工作部负责，会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。

4管理内容与要求

4.1基本任务

4.1.1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保管妥善、存放有序、查阅方便。

4.1.2做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作服务。

4.1.3负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。

4.1.4负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批准销毁的会计档案。

4.2归档范围

4.2.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括:

1)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2)会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。

3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。

4.2.2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。

4.2.3会计档案具体归档范围详见本局标准：《文件材料归档管理规定》。

4.3归档要求和时间

4.3.1本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册(做到卷内无装订金属物，纸张无破损)，并编制会计档案保管清册。

4.3.2当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后，第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。

4.3.3编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等内容。

4.3.4会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后，交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。

4.3.5已归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。

4.4会计档案的管理

4.4.1会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照《供电企业档案分类表》(试行)、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。

4.4.2根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。

4.4.3使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后，按“年度——会计名称——案卷号”的顺序排架。

4.5会计档案的鉴定与销毁

4.5.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、25年4类。

4.5.2全局职工工资表、年度财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册、销毁清册等，定为永久保管。

4.5.3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。

4.5.4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。

4.5.5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其保管期限定为5年。

4.5.6主要财务指标快报(包括文字分析)，其保管期限定为3年。

4.5.7本规定确保的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

4.5.8保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

4.5.9局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。

4.5.10销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。

4.5.11保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.6会计档案的利用

4.6.1编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作服务。

4.6.2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。

4.6.3查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。

4.6.4本局的会计档案任何人不得携带出境。

4.7会计档案的保管

4.7.1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间，湿度控制在45%～65%之间。

4.7.2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵蚀。

5检查与考核

会计档案管理范文第6篇

本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核

。

本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

财政部会第4号《企业财务通则》。

财政部会第5号《企业会计准则》。

财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。

华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)

3管理职责

会计档案管理工作由局长工作部负责，会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。

4管理内容与要求

××1基本任务

×××1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保

管妥善、存放有序、查阅方便。

×××做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作服务。

×××负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。

×××负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批

准销毁的会计档案。

××2归档范围

×××1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反

映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括:

1)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2)会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。

3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其

他财务报告。

4)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计

档案移交清册、保管清册、销毁清册。

×××2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档

案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。

×××会计档案具体归档范围详见本局标准：《文件材料归档管理规定》。

××3归档要求和时间

×××1本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成

册(做到卷内无装订金属物，纸张无破损)，并编制会计档案保管清册。

×××2当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后，

第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。

×××3编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等

内容。

×××会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后，

交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。

×××已归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，

档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。

××4会计档案的管理

×××1会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照《供电企业档案分类表》(试行)

、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。

×××2根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的

顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。

×××3使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后，按“年度—

—会计名称——案卷号”的顺序排架。

××会计档案的鉴定与销毁

×××1会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、

25年4类。

×××2全局职工工资表、年度财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册

、销毁清册等，定为永久保管。

×××3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。

×××4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅

助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。

×××5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其

保管期限定为5年。

×××主要财务指标快报(包括文字分析)，其保管期限定为3年。

×××本规定确保的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

×××保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁

清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期

限、销毁时间等内容。

×××局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。

×××销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档

案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。

×××保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得

销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档

案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

××会计档案的利用

×××1编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检

索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作服务。

×××2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分

管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。

×××3查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。

×××4本局的会计档案任何人不得携带出境。

××会计档案的保管

×××1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间

，湿度控制在×××～×××之间。

×××2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵蚀

。

5检查与考核