电子档案管理范文6篇

电子档案管理范文第1篇

关键词：区块链；电子档案；电子文件管理

近年来，区块链技术凭借其颠覆性应用模式，引起世界各国政府和企业的高度关注，社会各界都对区块链技术寄予厚望。我国也于2016年将区块链技术定位为战略性前沿技术[1]，鼓励社会各领域积极探索区块链技术与本领域的融合。当前，我国区块链产业飞速发展，人才和资本不断涌入，区块链技术开始在金融、版权交易、电子证据等领域得到实践[2]。在档案领域，专门档案的管理部门（如专门管理会计档案的部门，或专门管理医疗档案的部门）也纷纷研究验证了用于支持电子文件创建及保存的区块链应用系统[3][4]，但对于支持电子档案归档及长期保存的区块链应用研究目前还很少。因此，笔者尝试结合区块链技术的特征与我国主要的电子档案管理模式，提出具有实践性的应用方案，以期完善我国的电子档案管理。

1电子档案管理中存在的信息易变性问题及现有解决办法

与传统档案相比，电子档案更加依赖组织机构的管理和技术环境。首先，数字存储设备的可重写性使电子档案容易被伪造、篡改和删除而不留痕迹。其次，由于信息和存储载体可分离，数字信息可以在不同存储载体间自由转移。在这个过程中，计算机病毒、外部磁场干扰等也会导致电子档案信息损毁或丢失。最后，电子档案载体性能的不稳定、软件版本更新导致的电子档案迁移等，都可能造成电子档案信息的变化。因此，为维护电子档案的真实、完整、可用和安全性，档案部门通常使用元数据描述电子档案的管理过程，追溯对电子档案的一切操作。“捆绑”元数据后，电子档案可以自证在其管理过程中未被非法篡改或伪造。该做法虽然保证了电子档案对于管理系统的相对独立，但也导致管理难度大大提升。电子档案总量庞大，每一份电子档案都具有众多类型的元数据，在电子档案长期保存过程中，若定期或不定期地监测这些元数据以保证电子档案真实性，需要付出较高的时间成本。若能采用某种技术，直接反映电子档案信息未遭非法更改，则能简化对电子档案真实性的元数据鉴定，提高电子档案管理效率。

2在电子档案管理中应用区块链技术的可行性分析

工信部的《区块链参考架构》将区块链定义为：“一种在对等网络环境下，通过透明和可信规则，构建不可伪造、不可篡改和可追溯的块链式数据结构，实现和管理事务处理的模式。”[5]区块链一般可依据开放程度的不同分为公有链或非公有链。链上还可以存储一些可运行的代码，即“智能合约”来操作数据，以支持区块链在全领域更灵活的应用。根据区块链技术的特点，可以从以下方面分析区块链与电子档案管理结合的可行性。第一，技术可行性。区块链由数据区块组成，每一区块都存有上一区块的哈希值，因此各区块间“环环相扣”，对任意区块做出任何一点改变都会导致此区块以后的所有区块发生变化，这使得区块链上的数据不能被任意修改或删除。这种可追溯、不可伪造或篡改的特性恰好与维护电子档案真实、完整、可用、安全的需求吻合，该技术可被用于真实记录电子档案在管理过程中的全部变化，追溯电子档案原件，有效处理信息易变性问题。第二，管理可行性。各电子档案管理单位中参与区块链数据存取的计算机及其他终端被称为区块链网络中的“节点”。区块链技术要求只有绝大部分节点达成对同一份电子档案合法性的共识，其中的档案信息才能被区块链承认，成为不可更改的记录。这样的规则构建了一个信任体系，即无需“公正”的第三方介入，没有信任基础的两个节点可以在数学和计算机技术的保证下建立互信，直接认定区块链中的档案信息可信并加以使用。电子档案不再需要通过繁杂的元数据鉴定自证真实性，这样的做法有助于降低电子档案管理时间成本，提高档案体系运作效率。第三，社会可行性。对于公民而言，区块链构建的信任体系能提升用户对电子档案的信任程度，间接增强了公民与档案机构间的信任关系。对于我国档案事业来说，区块链把所有电子档案管理单位连到一条链上，使档案行政管理机关可以从更宏观的角度对各单位进行统一监管与指导。

3基于区块链技术的电子档案管理模型设计及分析

笔者认为，具有长期保存价值的电子文件在归档前应已经做好关于真实、完整、可用、安全性的保障，因此不再考虑电子文件的形成、积累与整理阶段。本文提出的电子档案管理模型主要应用于电子文件归档进入档案部门后的电子档案阶段。通过这一模型，可以判断电子档案在保存阶段是否已被修改，以及如被修改，改变是否合法，最终确定档案是可信的真实记录。

3.1模型要素设计结合

我国主要的电子档案管理模式，笔者为本模型设计了以下几项模型要素。

3.1.1区块链区块链加密存储了电子档案原件和电子档案管理过程中合法生成的各版本电子档案的档号及数字摘要信息；且由于各类档案信息不可能做到完全公开化，因此选择读写权限受一定限制的非公有链——联盟链作为区块链的基本结构。以电子档案管理资质作为联盟链节点的准入依据，由全国各级各类电子档案管理单位节点共同形成一条链。加入的单位越多，区块链可靠性越大。

3.1.2多类型电子档案管理系统主要包括具有电子档案管理模块的业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统及部分地区的文件中心，覆盖了我国电子档案归档后可能存在的多类场所。这些系统负责电子档案的日常管理和提供利用。

3.1.3档案档案由各电子档案管理单位使用，是用于处理区块链和多类型电子档案管理系统间相关事务的程序。档案保管所辖区块的密钥，并在功能上划分为存储和检索：存储预设了多类角色，不同角色拥有利用不同类别、不同内容档案的权限，如某类用户只能利用可公开档案，另一类用户可以利用全部档案等，它从多类型电子档案管理系统中接收档案，按既定规则判断处理后将档案信息写入区块链；检索存储了多个处理步骤，负责检索、获取电子档案并将其提交给有使用权限的用户。

3.1.4用户及管理员用户即对电子档案有利用需求的所有社会人员，在各级各类电子档案管理单位注册身份信息后便可依法查阅档案。管理员指各电子档案管理单位中负责电子档案管理的工作人员及技术人员，他们分别从档案管理和技术的角度对各模型要素故障和错误信息进行分析和处理。

3.2模型流程设计

3.2.1归档前准备工作在电子文件形成阶段，当文件形成者创建或接收到一份电子文件时，需根据文件内容设定保密期限和利用范围。若电子文件利用范围划定不是特别明确，但某单位或个人确有工作需要时，可以在上报审批后赋予相关人员一定的权限。

3.2.2电子档案的相关信息存储当电子文件管理责任转移到档案部门，即电子文件归档进入具有电子档案管理模块的业务系统、电子文件管理系统时，存储将读取电子档案的内容及元数据，并据其内容计算得到一个固定长度的数字摘要hash1。若档案涉密，则凭涉密电子档案利用权限信息界定拥有其访问权限的角色，并依据保密期限推算其解密时间。存储将角色和时间写入代码，形成智能合约，同电子档案档号、hash1值一起加密存入新区块的区块体，加密密钥由档案保管。此时，智能合约保证了只有当用户拥有电子档案利用权限或当涉密电子档案度过保密期后，区块链才向外输出hash1值。最后，当新区块体存储数据达到设定容量值时，由时间戳等特征值构造出新区块的区块头，将新区块连到区块链的末端。在管理过程中如果电子档案由于必要的管理措施在内容、利用权限或保密期限方面发生了变化，那么发生变化的档案管理单位需将新版本的电子档案信息存入区块链。

3.2.3电子档案的检索与验证当用户需要利用档案时，先通过网络、查询系统等渠道查阅档案目录，得到所需电子档案的档号，再向各电子档案管理单位提供档号，提出检索请求。收到请求后，各单位检索先依据用户注册信息判断用户角色，再凭档号在区块链上检索出存有最新版本档案信息的区块。用密钥解密区块上的信息后，智能合约自动运行代码，并结合该用户的角色和电子档案解密时间判断是否输出hash1值。当获得hash1值后，检索将该值与档号一同提交给多类型电子档案管理系统数据库。此时拥有hash1值代表用户通过验证，已经拥有查阅档案的权限，数据库便可凭档号调取电子档案返回给检索。检索根据从数据库得到的档案内容计算出数字摘要hash2。验证hash1与hash2值，若hash1=hash2，证明获得的档案在上一次合法变动后没有变化，电子档案依然真实、无残缺、可检索且安全，检索便可将电子档案提供给用户。

3.2.4不真实电子档案的追溯与恢复如果验证时hash1不等于hash2，则将错误信息提交给管理员。管理员根据数据库日志及该电子档案存储在区块链上的各版本记录判断档案变化的原因，排除技术故障或追溯意图非法获取、篡改档案的用户地址和时间，向其追责。随后，管理员根据区块链记录和数据库日志适当恢复档案，并根据恢复后的档案内容计算得到新的数字摘要hash3。若hash3与hash1对比后相同，则证明管理员恢复得到了原档案。

3.2.5电子档案移交及移交后的检索验证在保存一段时间后，具有较高价值的电子档案需从文件形成机构移交至档案馆，此时文件形成机构需同时移交该单位档案保管的密钥。当用户需要利用档案馆中的电子档案资源时，同在各电子档案管理单位中一样，检索向电子文件长期保存系统提交档号及区块链上保存的hash1值后，即可获取电子档案。然后检索对比hash1与hash2值，若二者相同，用户便能得到相应的电子档案。

3.3模型优势分析

3.3.1系统适应性模型使用档案完成区块链与多类型电子档案管理系统间的交互。首先，这一结构保证了电子档案管理模式的稳定性。通过隔离区块链和多类型电子档案管理系统，区块链在维护电子档案真实、完整、可用、安全的同时不破坏当前所有对电子档案的管理与保护措施。其次，数字摘要有效降低了区块链的负载。在区块链上存储全国的各类电子档案及其元数据，将需要巨量的计算资源和巨大的区块链存储空间。而档案将电子档案的数字摘要代替电子档案本身存入区块链，可以大大降低区块链的负载。最后，档案增强了模型的可拓展性。作为一个单独的程序，档案具有较强的封装性、灵活性和拓展性，开发人员可以基于现有功能做更多开发与优化。

3.3.2管理高效性智能合约的灵活运用可以提高管理效率，实现电子档案的自动化、精细化管理。它可以到期自动解密涉密档案、自动审核涉密档案利用权限。这些操作有效减少了电子档案利用时的申报审批时间、降低了人力成本和电子档案服务过程中的主观性，保证了服务质量的稳定性。同时，它也将电子档案管理粒度细化到单份档案的水平，使档案部门实现更加精细化的管理。

电子档案管理范文第2篇

1新时期电子商务档案管理的现状

正如同志所说：“档案是人类活动的真实记录，是党和国家事业发展不可缺少的方面，是人们认识和把握客观规律的重要依据，电子商务档案管理智能化事业是一项典型的功在当代利在千秋的可持续性发展的事业”。目前电子商务档案管理朝着智能化发展的过程中存在着或多或少的问题，这会直接导致企业的发展受到阻碍。由此可见可见，在新形势下加强电子商务档案管理工作十分重要，随着我国科学技术水平的不断提高，电子商务档案管理工作也需要逐步的完善，因此加强电子商务档案智能化管理工作是我们当前所面临的一项紧迫任务。

2目前电子商务档案智能化管理的特征

首先，与传统的档案管理相比较，电子商务档案管理具有自身的特征，其不是可以直观看见的，都是以光盘、U盘、硬盘等方法进行存储的，因此其网络性、虚拟性程度较高，电子商务的活动中信息存储和档案管理相同，都是虚拟的，例如：支付宝、网银、淘宝等广泛应用，都不需要开出具体的纸质的票据。换言之，电子商务中档案文本的管理都具有智能化、虚拟化的特征。其次，由于电子商务档案管理并不能够通过肉眼来定位，也不需要管理人员对档案进行管理和抄写，都是通过人工计算机智能模式来完成的，因此其存储形式、信息数字化程度都不同，这就导致了电子商务档案管理具有繁琐性、复杂性。最后，电子商务档案管理具有集体性、系统性。电子商务档案管理的数据信息不仅集中于一种文字或者数字上，而是能够实现全方位的信息储存，例如音频、音效、图表、视频、录音等。

3提高电子商务档案管理智能化水平的有效策略

一方面，电子商务档案管理工作应该严格按照国家下发的相关文件进行合理有效的归档，电子商务行业必须重视档案管理工作的重要性，尤其是要把电子商务档案管理工作作为行业发展重中之重，这样不但能提高电子商务档案管理工作水平，同时还能确保其朝着智能化趋势发展。因此在企业进行电子商务的过程中，电子商务行业要为企业与客户建立一种新型的沟通模式，让企业通过智能化管理方法，提高档案管理的质量和水平。从而提高企业的竞争力，实现经济效益和社会效益的最大化。另一方面，当前改革开放政策不断深入，这就要求电子商务档案管理也要与时代接轨，改变过去单一老化的档案管理模式，做到与时俱进。在实践的基础上创新，在创新的基础上实践，朝着智能化趋势发展。电子行业必须及时变革电子商务档案管理方式，转变管理模式建立完善科学有效的管理体系，促进电子商务档案管理的建设。运用智能化存储数据，满足不同的客户要求，将电子商务档案所带来的社会效益和潜在的经济效益发挥到最大化，从根本上完善电子商务档案管理制度。在新时期下电子商务档案管理工作是电子商务行业重要组成部分，它对今后企业和行业发展具有十分深远的影响。因此电子商务行业要加快进行电子商务档案管理工作的改革、重视提高电子商务档案管理工作的水平和效率、提升工作人员的计算机水平和整体服务素质，使电子商务档案管理工作，真正发挥积极作用。

4结束语

电子档案管理范文第3篇

【关键词】电子信息档案管理；安全防范；方法

目前，无论是机关、企事业单位，还是私营企业，工作中对电子计算机的依赖越来越大，办公也变得更加方便快捷，而档案信息化成为了管理档案的最快捷方式，它提高了档案利用的效率，让档案管理利用更便利，但电子信息档案管理工作并不那么完美，与传统的纸张档案相比，风险性更大，如果没有好的安全防范措施，电子信息档案数据很容易被入侵，同时在电子档案管理利用等各个环节，也不可避免地会产生误操作、丢失、病毒、黑客侵犯等问题，这要求我们必须重视电子档案信息安全防范工作。

一、目前电子信息档案管理中存在的安全问题

（一）电子信息档案管理面临硬件环境普遍不足。电子信息档案管理必须有好的硬件环境作支撑，主要包括强大的数据库服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等。由于现行的电子信息档案普遍采用集中存储的方式来存储，随着电子信息档案的不断增多，大量的数据存储和查询，容易造成系统的缓慢和崩溃。而入侵检测系统及防火墙系统也相对滞后，都已经无法满足现行电子信息档案的管理需求。

（二）电子信息档案管理面临网络开放的威胁。电子信息档案处在开放的信息环境中，它会因为计算机网络分布的广泛性、信息资源的共享性、信息通道的公用性等特点，使电子信息档案被非法窃取、盗用以及内容任意删改、增减。同时网络系统还随时有可能遭到网络病毒以及来自黑客的各种非法攻击，给系统造成不稳定或者导致崩溃，使电子信息档案数据泄露和丢失，给电子信息档案管理带来不可弥补的后果。

（三）电子信息档案管理中还面临管理制度相对滞后、管理人员职业意识不强和信息安全知识匮乏等问题。由于电子信息档案管理制度相对滞后，管理责任不明确，造成管理混乱以及数据丢失等，使电子信息档案的利用率不高；更有些管理人员职业意识不强，管理上存在自我随意、乱操作等情况，对系统用户随意删减、添加，对登陆权限随意更改，造成一些用户随意访问、越权访问管理系统，对信息档案数据进行随意查看、非法下载和使用；还有部分电子信息档案管理人员信息安全知识匮乏，对信息技术掌握不足，已不能完全满足和适应当前电子档案管理工作的需要。

二、防范电子信息档案管理的有效方法

（一）加强硬件环境等基础设施建设，为电子信息档案管理提供安全保障。严格按照《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和电子信息档案管理要求，积极配置与电子信息档案管理工作相适应的数据服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等，以保障计算机及其相关配套设备、设施的安全及运行环境的稳定高效，最大程度满足对大量电子档案数据存储、读取及安全的需求，不断提高电子档案的管理水平。

（二）构建强大的信息安全防范体系。主要包括为电子信息档案管理系统服务器和用户终端安装防毒软件和防火墙系统以及对重要电子信息档案进行定期备份等。通过在服务端和用户终端安装杀毒软件，能有效避免电子信息档案在使用管理过程中，被病毒侵害以及被非法盗取、任意篡改等情况的发生，最大程度减少电子信息档案管理工作的损失。然而，安装强大的防火墙系统也十分必要，通过该系统能有效阻挡来自外部网络的非法用户对档案管理系统的入侵及破坏，为电子信息档案管理工作构建又一道安全屏障。由于恶意病毒对电子信息档案的破坏无处不在，所以对重要电子信息档案进行定期备份也相当重要，通过定期备份，能极大降低信息数据由于系统崩溃而造成无法还原的现实，一般可选择服务器备份及光碟或移动磁盘备份等形式。 

（三）建立完善的电子信息档案管理制度。根据国家对电子信息档案管理的有关规定，结合本单位实际，制定出适应本单位的管理制度，从制度源头保障电子信息档案管理的安全。如：电子信息档案管理工作流程、电子信息档案管理工作人员职责、电子信息档案利用制度、电子信息档案备份制度以及电子信息档案应急安全防范措施等，通过制度的建立，让每一个环节都有制度作保证，从而杜绝管理混乱、责任不明等情况，让电子信息档案管理更科学、更规范。

（四）构建科学的电子信息档案管理使用权限。构建科学的电子信息档案管理使用权限十分必要，通过构建科学的管理使用权限，使管理使用更规范，有效杜绝管理人员随意操作、个别用户越权访问等情况的出现。一是构建用户自主保护级。为每名用户分配一个身份，只有通过身份鉴别确认，才能有权进入电子信息档案管理利用系统。二是构建访问控制保护级。访问验证保护级重点强调访问监控器本身的可验证性，主要作用是保证电子信息档案系统数据不被非法访问以及使用。通过对进入系统的用户进行访问控制，规定哪些用户可以登陆系统，并获取档案数据;不同级别权限的用户所访问的信息档案是不同的，并限定用户对电子信息档案数据进行随意操作，防止信息档案被篡改、增减、下载等。三是构建系统审计保护级。在用户自主保护级、访问控制保护级的基础上，重点强调系统的审计功能，通过系统审计功能，对每一个登陆使用系统数据的用户行为进行审计，使每一个用户对自己的行为负责。

（五）强化电子信息档案管理人员培训。随着信息化的不断深入，电子信息档案管理利用变得越来越重要，这对管理人员的职业素质和业务技能都提出了更高的要求，同时，档案管理工作又是一项重要性和长期性的基础工作，它服务于国家和社会主义经济建设各个方面，所以档案管理人员的责任很重，这要求必须对档案管理人员进行定期培训，不断强化管理人员的职业素养，树立做好档案服务工作的良好意识，以科学管理的服务理念，脚踏实地的工作干劲，不断更新服务观念，拓展服务范围，改革服务方式，使档案管理工作与信息化时展相适应，同时也要开展好对档案管理人员的计算机信息化技术知识培训，让他们尽快熟悉和掌握计算机信息安全知识，做到与当前电子信息档案管理工作相适应，保证电子信息档案管理每个环节都安全，逐步提高信息档案的管理水平和利用效率。

三、结语

总之，我们要做好电子信息档案管理工作的安全防范，就必须加大硬件投入，积极构建与管理工作相适应的安全防范体系，不断完善相关制度，规范系统使用权限，全面提高管理人员职业素养和业务技能，使电子信息档案的管理水平逐步提高，有效规避管理风险，让电子信息档案更好地服务国家和社会。

【参考文献】

[1]周学欣.试论影响电子档案效力的因素及应对措施[J].档案,2006(05).

电子档案管理范文第4篇

关键词：电子档案管理；高职学校；应用

目前由于科技的发展和社会的进步，电子化和数据化的大时代已经到来，许多新兴领域和高科技逐渐应运而生。近几年的电子档案管理在档案管理中慢慢占据了主导地位，许多的高职院校也由原来传统的档案管理方法转变成科学的电子档案管理方法。电子档案管理为学校的档案管理提供了科学的方法和有效的帮助，因此，如何更加良好的将电子档案管理运用到高职学校的档案管理中，使电子档案管理能够更好地为学校的档案管理提供服务。

一、电子档案管理的特点

电子档案管理的原理是利用现代的计算机技术和网络电子设备，通过办公自动化系统，从而对档案馆的档案进行专业科学的管理。1.电子档案管理的管理对象与传统的档案管理不同的是，电子档案管理的管理对象是以数字信息和载体为主的管理对象，而传统的档案管理则是以纸质稿为对象。这样的转变主要是引进电子档案管理之后，管理人需要通过操作电子设备，将传统的纸质稿转化为扫描件、电子word文档、电子excel表格等的电子档，从而完成对档案的电子管理工作。如此一来，电子档案管理的管理对象也由传统的纸质档案变成了现在的电子档案。2.电子档案管理的方式相对于复杂繁琐的传统档案管理方法，电子档案管理的方法更加简单和便捷。原来传统的档案管理最常用的方法步骤是管理者直接对纸质档案进行手操式分类和整理，学校常用的分类方法通常包含按一级（或二级）学科分类、按字母前后顺序分类、按纸质档案年限分类、按常用和非常用分类等等分类方法，而后再根据以上类别进行手动分类存放。而电子档案管理的管理方式则是管理者将档案分好类别之后，再借助计算机的网络特性，管理者直接登录校档案馆的网站，将其分门别类地进行网络管理，以方便使用者直接在网上进行档案的查阅和复制。

二、电子档案管理在高职院校档案管理中的应用

1.建立完善的电子档案管理制度电子档案管理要想更好地融入到高职院校档案管理中去，以真正为高校的档案管理提供科学有效的服务，高职院校必须根据本校档案的实际情况，制定出相关制度和规定，为此应用提供良好的制度保障。目前，我国许多先进的高职院校都已纷纷制定出《电子文件归档管理办法》《电子文件收集管理规定》以及《档案工作人员考核制度》等制度。同时，高职院校在执行以上这一系列制度和办法时，必须结合本院校的档案现状和实际情况展开实施。2．重视档案管理员的培训管理工作电子档案管理也需要进行档案的收集和分类。目前许多高职院校的档案管理员由于对电子设备操作不够熟练，办公软件的操作技术不到位，电子档案管理高效、便捷的优势无法充分体现。因此，在将电子档案管理技术运用到本校的档案管理工作中之前，学校务必要对档案室的档案管理员开设专业的电子档案管理的培训课程，包括计算机系统操作培训课程、办公软件操作培训课程以及校档案馆网站管理培训课程等专业的电子档案管理培训课程。档案管理员只有在熟悉了现代的设备、软件和网页管理操作流程的基础之上，才能够更加专业、更加自信地完成电子档案管理的工作，为学校的档案管理提供更具现代化的服务，从而增加学校档案管理的科学性，推进实施本校档案管理工作，完善档案管理相关制度。2.加强电子档案的归档管理电子档案的归档是指档案管理员通过系统、科学的整理，将有参考意义的电子文档、图和声像等材料，从计算机的存储器或从网络上拷贝到可脱机的存储载体上来，以便长期保存的归档过程。由此可以看出，档案管理员在进行档案的归档时，为了排除一切对电子设备的运行有害的干扰，例如掺夹在图像中的病毒等，务必首先要对电子档案进行真假鉴定。可以通过对电子档案进行杀毒处理，在确认了这些档案无误无毒的前提下，再对其进行分类归档。除此之外，在进行电子档案归档管理的工作过程中，电子档案的完整性也是同等重要的。保证电子档案的完整性，并将重要文件进行扫描处理，务必保存文件的扫描件，并整合成完整的PDF文档，而后进行存档处理，为档案使用者提供更加精确的档案数据和文件信息，并将纸质稿一并保存，从而实现档案归档的双轨制，避免因缺乏纸质稿而丢失了可靠信息的缺点。

三、结语

电子档案管理为高职院校的档案管理工作提供无限的便捷和好处，降低学校的档案管理工作复杂度，提高了学校档案管理的工作效率，方便档案使用者查阅和利用档案，减轻了档案管理者的工作量。这些优势是传统档案管理所无法企及的。与此同时，今后高校需要持续完善电子档案管理制度，重视对档案管理员的管理培训工作，加强电子档案的归档管理，使其更好地为学校及师生服务，发挥其自身的优势和作用，最终推动档案事业的发展。

参考文献：

[1]张红.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用[J]兰台世界,2016(12):65-67

[2]姚小菊.对高职院校电子档案管理的探析[J]佳木斯职业学院学报,2015(02):320+322

电子档案管理范文第5篇

关键词:医院;电子档案管理;档案信息安全

在医院建设发展的过程中，档案管理是非常关键的一部分，不仅涉及到病人的个人信息、病例数据，而且还包含员工档案信息。因此，在信息化技术环境下，医院需要健全电子档案管理，构建互联互通的数据信息库，进一步提高档案信息的管理质量。与此同时，电子档案管理工作还应该强化安全保障措施，提升信息安全管理质量，从而实现医院信息化建设目标。

一、医院电子档案信息管理的基本原则

(一)真实、准确原则在医院档案管理工作中，真实性、准确性以及完整性是电子档案信息管理的基本原则，对保障电子档案信息管理质量有着积极作用。因此，医院在落实电子档案信息管理时，需要保障档案信息的文件数量、内容，检查档案数据是否有缺失、损害等问题，这样才能基本确保档案信息的真实完整性。但是，在当前医院电子档案管理工作中，部分医院往往是将档案进行综合性管理，医院各科室将档案信息整理归档之后，再一并转交给综合档案管理部门。在这样的环境下，科室与档案管理部门会进行档案移交工作，但是部分为了科室因为工作需要，会将部分特殊病例档案保留。这样的档案管理方法，可能会造成档案信息遗失，对电子档案的信息完整性造成不利影响。

(二)全程性原则当前医院电子档案的管理主要是以全过程管理模式为主，也就是说电子档案文件信息一旦生成，直到被销毁或被永久保存为止，都需要保证电子档案信息的一致性，不得进行私自更改，影响档案信息的准确性。在电子档案管理工作中，之所以应用全过程的管理方式，其目的就是为了保证电子档案的完整性。但是，在实际的管理中，部分医院档案信息不仅存在数据量大、数据来源广的现象，而且还存在档案管理人才缺失、档案管理人员能力水平不一等问题，导致电子档案的全过程原则落实不到位，无法保障档案信息安全和质量，甚至还影响了电子档案信息完整性。

二、医院电子档案管理与档案信息安全管理策略

(一)构建安全的档案信息数据管理环境电子档案相对于传统档案管理而言，需要依靠网络虚拟空间进行管理和存储，这样的管理环境也突出了信息管理安全问题。因此，为了保障电子档案管理质量，提升档案信息安全性，需要进一步强化电子信息档案的安全运行环境。例如，医院可以建立独立的电子档案信息数据库，优化管理设备和数据库的运行环境，避免磁场干扰和危害，提升安全管理性能。同时，电子档案数据库需要全天候不间断地运行，因而电源运行状态非常重要。医院需要强加运行设备电源的保护，为数据库的安全运行提供独立电源室，避免突然断电造成数据损坏，为数据库的安全运行提供全方位的保障。通过这样的方式，能够进一步优化档案信息数据管理环境，为电子档案管理运行提供保障，同时也完善了档案数据信息的保护工作，实现档案管理工作的健康发展。

(二)加强网络信息安全管理建设网络信息技术是电子档案管理实施的基础条件，医院在落实电子档案管理过程中，通过强化网络安全信息技术建设，可以保障网络环境安全。首先:落实档案备份工作，加固信息安全管理质量。医院在进行电子档案管理工作时，应该对所有的电子档案信息进行备份，利用这样的方式保障档案信息管理的完整性。即使出现档案缺失和损坏问题，也能借助备份档案进行恢复，为电子档案管理安全奠定坚实的基础。例如，医院可以构建本地与异地两种备份方式，再结合有线备份与离线备份，将大量的档案信息数据存储于网络空间中，进而实现档案信息存储备份的完整性，提升档案信息安全质量。其次:优化电子档案信息加密管理技术。医院在进行电子档案管理时，可以强化档案信息加密技术，提升档案信息管理系统的抵御能力，有效避免计算机被黑客或病毒入侵，防止档案信息泄密或者信息被篡改。例如，档案信息管理加密主要包含以下几种方式软件加密、硬件加密、混合加密等。而当前医院电子档案管理主要采用混合加密，不仅需要登录用户认证，而且还需要验证身份密码、使用权限，只有完全通过验证，才能获取档案信息。通过这样的方式，既可以强化医院电子档案管理安全性，保障档案数据的隐秘性，又能推动电子档案管理质量的提升，为医院管理发展提供保障。

(三)完善档案管理规章制度医院在实施电子档案管理过程中，需要建立健全档案管理规章制度，规范档案管理人员的工作行为，促进档案管理工作科学发展。例如，医院可以建立奖惩机制，对电子档案管理人员进行定期考核，给予表现优秀的人员表扬和奖励，对工作态度不端正、工作失误的员工进行惩罚。通过这样的方式，能够进一步提升档案管理质量，推进档案安全管理的发展。与此同时，优化档案人员的专业素质也是推动档案管理发展的重要方式。在电子档案管理工作不断发展中，医院可以定期展开档案管理工作培训，锻炼工作人员的档案管理能力、计算机网络技能，促进信息管理人员的综合性发展。

三、结语

总而言之，医院在进行电子档案信息管理的过程中，通过优化管理理念和模式，进一步强化档案安全管理工作，可以促进档案管理质量的提升。与此同时，通过完善档案管理规章制度、强化安全信息技术建设，将档案管理与网络技术进行结合，可以推进档案管理人员综合性发展，为医院档案管理工作更好地开展提供保障。

参考文献:

［1］李爽．浅析医院电子档案管理与档案信息安全［J］．管理观察，2015(31):191-192．

电子档案管理范文第6篇

关键词：数字化环境；电子档案；管理

1对电子档案的认识

1.1电子档案的概念。

电子档案是指具有参考凭证价值和保存价值的归档电子文件及其相应的元数据、背景信息和支持软件。

1.2电子档案必须是经过归档的电子文件。

随着信息科学的发展，人们在进行办公室越来越依赖于计算机，在这一过程中，会产生许多的电子文件。同纸质文件一样，电子文件也是需要进行整理归纳的。然而，并不是所有的纸质文件都包含有用信息，能够被整理成纸质档案。同样，只有包含有效信息的电子文件才能够被整理成电子档案。由于计算机具有强大的计算能力，在工作过程中会产生大量的电子文件，这些电子文件就是所说的电子档案的前身。然而，电子文件要具备一定的信息价值，满足相应的条件，才有可能被整理成电子档案。具体要求包括，第一，电子文件首先要经过相应的处理，例如文件内容的排版、编制发文号，有些还要求电子文件经过相关领导的签字，经过一系列固定严格的流程，才能够被整理归纳为电子档案，这就是所说的档案归档。其次，通常情况下，电子文件最主要的来源是办公自动化系统，这些文件的所属类别是事务性文件，有些文件包含的信息杂乱无章，不具备存储价值，是不适合被归为电子档案的。只有那些具有参考价值的电子文件才有可能成为电子档案。电子档案在成形过程中，很多流程都和纸质档案的整理相同。例如在文件被整理转化成档案之前，必须要经过一个叫归档的环节。没有经过归档的文件，及时之后转化成档案，也很有可能被丢失，造成信息的损失。因此，为了对电子档案进行长期高效的保存，就必须要对相应的电子文件进行归档处理。重视归档工作的开展，有利于实现信息的价值，同时也不至于造成资源的浪费。

2电子档案的优势

2.1资源共享。

在信息时代逐渐渗透进各行各业的时代背景下，各行业在发展时都注重资源共享的实现。在电子档案的应用过程中，也具备这一重要的优势，即电子文件共享性。共享性，指的就是在电子文件在应用时，能够通过计算机网络，在同一时间被不同部门不同工作人员所获取，并加以处理和利用。共享性具有显著的优势，具体包括：首先，对需求者的数量不设限，一份电子文档能够被许多人加以利用。其次，电子文件的获取不受地点、时间的限制，任何部门在任何时间，只要获得权限，都能够得到电子文件并加以利用。而传统的纸质档案则不具备这一优势。由于纸质档案是实物，通常情况下，纸质档案都被保存在相应的档案馆中，若想对其进行查阅，就必须在档案馆规定的时间之内进行利用。除此以外，纸质档案通常没有备份，为了防止档案丢失或者损坏，相关的档案馆对档案的保存其实是非常严格的，这给使用者带来了很多麻烦，必须要在固定时间固定地点才能进行档案的使用。借助于日益先进的信息技术、网络的普遍发展，目前阶段电子档案的查阅变得越来越方便。在互联网的帮助下，相关的档案馆可以在网上开设一个档案平台，一些不具有机密性，能够供大众查阅的档案，都可以被放置在平台上，提供给有需要的人。除此以外，电子档案的呈现方式多种多样，除了传统的文字信息，还包括图片、音频等，这给使用者的查询带来了巨大的便利性。为了保障档案的合理利用，档案馆可对平台上的档案设置权限，以防不法分子进行查阅。这样一来，只要人们拥有基础的电子设备，例如手机电脑等，就可以不受时间、地点的限制，对电子档案进行利用，获取相关信息。显而易见，电子档案在共享性这一方面的优势，远远高于纸质档案，不但方便了相关人员的查询，也实现了档案信息的最大效用，避免了资源的浪费。

2.2有利于保护原件。

纸质档案由于其制作材料的特性，在保存过程中有许多的缺陷和漏洞。众所周知，纸质档案保存的年限越长，纸张的质量也会随之降低，纸张可能会出现破损、泛黄等现象，墨水也可能会褪色，这给档案的保存带来了极大的难题。如果没有采取及时的措施进行解决，就有可能造成纸质档案的损坏，造成信息的损失。然而，电子档案在保存过程中就不需要担心这一问题。即使是被多人多次的查阅利用，也不会降低电子档案的质量和寿命。因此，在一些重要的档案馆中，电子档案的应用越来越普遍。这是保存一些珍贵信息的重要途经，也减少了档案管理工作者的工作量。

2.3工作效率大幅提升。

利用电子档案，工作效率远远高于利用纸质档案。以本科毕业生成绩为例，如果是纸质档案，有人来查档时，工作人员需要先从档案管理系统中检索出档号，然后到库房去找出档案实体，再去复印，然后提供给利用者。

2.4有利于保护个人隐私。

对于传统的纸质档案，如果有人要查自己的四、六级成绩、毕业生名单等，通常都是把利用者所在的页面拿去复印，提供给利用者，这样利用者不仅能看到自己的信息，这页上其他人的所有信息也都是一览无余。但是，电子档案的利用就不同，一些先进技术的应用，给我们在档案利用时保护他人隐私提供了有力的手段。比如，利用档案管理系统的强大功能，可以很方便的隐去其他人的关键信息，利用者只能看到本人的信息，从而有效地保护了他人的个人隐私。

2.5经济环保。

从收集和管理的角度来看，对那些利用率很低且、价值不是很高的材料，如果仅以电子档案的形式保存，可节约大量纸张，及库房的空间。同时，档案工作人员也不必再花费大量的时间和精力对纸质材料进行搬运、打号、拆钉、装订等，可以节省大量的人力和物力。

结语：

综上所述，对某些类别的档案实行电子化管理，是档案管理工作的一大飞跃。工作中形成的电子文件，经过技术处理后所形成的电子档案基本能同纸质档案一样，具有原始的凭证作用。当然，要想电子档案具有和纸质档案一样的法律效力，还必须通过相关的法律条文来保证其效力及实施的可行性。

参考文献

[1]王玲.网络环境下电子档案管理系统的设计与实现[J].黑龙江档案,2016.